Informationspflicht nach Art.13 DS-GVO

Sehr geehr­te Erzie­hungs­be­rech­tig­te,

hier­mit möch­ten wir Ihnen gegen­über unse­rer Infor­ma­ti­ons­pflicht nach Art.13 DS-GVO zur Ver­ar­bei­tung von per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten nach­kom­men. Daten ver­ar­bei­ten wir in Form von Akten und digi­tal. Im Fol­gen­den infor­mie­ren wir Sie über den Zweck und die recht­li­che Grund­la­ge, auf wel­cher wir Ihre per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten und die Ihres Kin­des erhe­ben und ver­ar­bei­ten, an wen wir die­se Daten wei­ter­ge­ben, wie lan­ge wir Ihre Daten spei­chern und wel­che Rech­te Sie in Bezug auf Ihre von uns ver­ar­bei­te­ten per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten haben. Ent­spre­chend Art. 14 DS-GVO infor­mie­ren wir Sie auch über per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten, wel­che wir von ande­ren Stel­len erhal­ten. Für Rück­fra­gen ste­hen wir Ihnen ger­ne zur Ver­fü­gung.

Die hier auf­ge­führ­ten Infor­ma­tio­nen sind als Datei unter fol­gen­dem Link spei­cher­bar: https://michaelschule-bonn.de/informationspflicht-nach-art-13-ds-gvo/information_datenverarbeitung-ggs-michaelschule/

1. Wer ist für die Datenverarbeitung an der Schule verantwortlich?

Die Ver­ant­wor­tung für sämt­li­che Ver­ar­bei­tung von per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten und die Ein­hal­tung der Vor­ga­ben zum Daten­schutz an unse­rer Schu­le liegt bei unse­rer Schul­lei­tung. Sie wird bei ihrer Auf­ga­be durch den stell­ver­tre­ten­den Ver­ant­wort­li­chen und schu­li­schen Daten­schutz­be­auf­trag­ten unter­stützt.

Daten­ver­ar­bei­ten­de Stel­le GGS Micha­el­schu­le Rhein­ba­cher Stra­ße 7, 53115 Bonn sekretariat[ät]michaelschule-bonn[punkt]de 0228 777218 Daten­schutz­be­auf­trag­ter Erik Lin­de­ner-Schmitz Karl-Sim­rock-Schu­le Am Burg­gra­ben 20 53121 Bonn dsb[ät]schulen-bonn[punkt]de
Ver­ant­wort­li­cher Claus Traut­mann 0228 777218 sekretariat[ät]michaelschule-bonn[punkt]de

2. Auf welcher rechtlichen Grundlage erfolgt die Verarbeitung meiner personenbezogenen Daten und von der meines Kindes?

Die Ver­ar­bei­tung der per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten von Schü­lern und Eltern bzw. ver­pflich­te­ten Per­so­nen erfolgt in der Schu­le über­wie­gend auf der Grund­la­ge des Schul­ge­set­zes von Nord­rhein West­fa­len.

Alle per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten, die nicht unter die­se Rege­lun­gen fal­len, erhe­ben und ver­ar­bei­ten wir nur mit Ihrer infor­mier­ten und frei­wil­li­gen schrift­li­chen Ein­wil­li­gung. Dazu gehö­ren bei­spiels­wei­se Not­fall­in­for­ma­tio­nen, Ihre Tele­fon­num­mer am Arbeits­platz, Ihre pri­va­te wie beruf­li­che E‑Mail Adres­se, die Nut­zung von Lern­platt­for­men mit per­so­na­li­sier­ter Anmel­dung, Auf­nah­men von Fotos, Vide­os und Audio und Ver­öf­fent­li­chun­gen auf der Schul­home­page und in der Pres­se.

3. Zu welchen Zwecken werden meine personenbezogenen Daten und die meines Kindes verarbeitet?

Die Ver­ar­bei­tung erfolgt zu einer Viel­zahl von Zwe­cken, die mit der Orga­ni­sa­ti­on des Schul­all­tags, dem Unter­richt, der Kom­mu­ni­ka­ti­on mit Eltern und ande­ren Stel­len zu tun haben. An unse­rer Schu­le geht es dabei um die fol­gen­den Ver­ar­bei­tungs­zwe­cke. Es geht um die

  • Ver­wal­tung von Schü­ler­da­ten und Noten sowie die Zeug­nis­er­stel­lung,
  • Unter­richts­pla­nung, ‑durch­füh­rung und Doku­men­ta­ti­on,
  • Eva­lua­ti­on, Qua­li­täts­ent­wick­lung und Schul­sta­tis­tik,
  • Kom­mu­ni­ka­ti­on mit den Erzie­hungs­be­rech­tig­ten, Doku­men­ta­ti­on von Erzie­hungs- und Ord­nungs­maß­nah­men
  • Diagnostik/​Erstellung von Förderempfehlungen/​individuellen För­der­plä­nen,
  • Erstel­lung von För­der­gut­ach­ten (AO-SF Ver­fah­ren),
  • Schul­pflicht­über­wa­chung,
  • Öffent­lich­keits­ar­beit,
  • Sprach­stands­fest­stel­lung

4. Wie lange werden meine personenbezogenen Daten und die meines Kindes gespeichert?

Wie lan­ge die von uns ver­ar­bei­te­ten per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten gespei­chert wer­den, gibt das Schul­ge­setz NRW vor. Die Tabel­le gibt einen Über­blick über die Dau­er der Auf­be­wah­rung.

Nr Daten­ar­ten Aufbewahrungszeit/​Lösch­frist
1 Schü­ler­stamm­blät­ter 20 Jah­re
2 Zeug­nis­lis­ten, Zeug­nis­durch­schrif­ten, (soweit es sich nicht um Abgangs- und Abschluss­zeug­nis­se han­delt), Unter­la­gen über die Klas­sen­füh­rung (Klas­sen­buch, Kurs­buch), Akten über Schü­ler­prü­fun­gen 10 Jah­re
3 alle übri­gen Daten 5 Jah­re
4 von Lehr­kräf­ten mit Geneh­mi­gung der Schul­lei­tung auf pri­va­ten Com­pu­tern ver­ar­bei­te­te per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten 1 Jahr (nach Abga­be des Schü­lers, ab Ende des Kalen­der­jah­res)
5 Ver­öf­fent­li­chun­gen auf der Schul­home­page Soweit nicht durch eine Ein­wil­li­gung anders gere­gelt, nach Ende der Schul­zeit.
6 Füh­ren einer Schul­chro­nik: 1. Name, Geburts­na­me, Vor­na­me, Geschlecht, 2. Geburts­da­tum, Geburts­ort, Geburts­land, 3. Anschrift, 4. Daten über die Dau­er des Besuchs der Schu­le. unbe­grenz­te Spei­che­rung

Die Auf­be­wah­rungs­fris­ten begin­nen mit Ablauf des Kalen­der­jah­res, in dem die Akten oder Datei­en abge­schlos­sen wor­den sind, jedoch nicht vor Ablauf des Kalen­der­jah­res, in dem die Schul­pflicht endet, sofern nichts ande­res bestimmt ist.

5. An wen übermittelt die Schule meine personenbezogenen Daten und die meines Kindes?

Wir über­mit­teln per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten regel­mä­ßig oder bei Bedarf an Stel­len außer­halb der Schu­le. Dazu gehört das Schul­mi­nis­te­ri­um (IT.NRW) für sta­tis­ti­sche Aus­wer­tung und Pla­nung. Im Rah­men der Schul­ge­sund­heits­pfle­ge ist es die unte­re Gesund­heits­be­hör­de, die auf­neh­men­de Schu­le bei Schul­wech­sel, Erzie­hungs­be­rech­tig­te und Schü­le­rIn­nen bei Mit­tei­lun­gen und Zeug­nis­sen, und außer­dem noch Jugend­amt, Lan­des­ju­gend­amt, Schul­auf­sicht, Schul­trä­ger, soweit die­ses zur Erfül­lung der Auf­ga­ben der Schu­le erfor­der­lich ist. Inner­halb der Schu­le sind die Lehr­kräf­te Emp­fän­ger. Nach Ablauf der Auf­be­wah­rungs­frist wird ein Teil der Daten vom ört­li­chen Archiv über­nom­men. Zur Öffent­lich­keits­ar­beit über­mit­teln wir gele­gent­lich per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten an die loka­le Pres­se. Von Kin­dern über­mit­teln wir bei Teil­nah­me per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten an den Trä­ger des Offe­nen Ganz­tags (Dia­ko­ni­sches Werk).

6. Welche Pflichten habe ich als Betroffener gegenüber der Schule?

Als Erzie­hungs­be­rech­tig­ter sind Sie ver­pflich­tet, uns bestimm­te erfor­der­li­che per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten mit­zu­tei­len. In unse­rem Erhe­bungs­bo­gen, wel­che Sie bei Anmel­dung Ihres Kin­des an der Schu­le aus­fül­len, sind die­se Daten als ver­pflich­ten­de Anga­ben kennt­lich gemacht. Ertei­len Sie vor­sätz­lich oder fahr­läs­sig kei­ne, unrich­ti­ge oder unvoll­stän­di­ge Aus­kunft, bege­hen Sie eine Ord­nungs­wid­rig­keit, die mit einer Geld­bu­ße geahn­det wer­den kann.

7. Welche personenbezogenen Daten erhält die Schule von anderen Stellen?

Vom Schul­amt erhal­ten wir das Ergeb­nis des schul­ärzt­li­chen Gut­ach­tens und falls nicht an unse­rer Schu­le durch­ge­führt, von einer ande­ren Grund­schu­le das Ergeb­nis der Sprach­fest­stel­lung. Bei einem Schul­wech­sel erhal­ten wir von der abge­ben­den Schu­le in Kopie per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten, die für die wei­te­re Schul­aus­bil­dung von Bedeu­tung sind. Das sind Indi­vi­du­al­da­ten und gege­be­nen­falls Daten über son­der­päd­ago­gi­schen För­der­be­darf, gesund­heit­li­che Beein­träch­ti­gun­gen und/​oder kör­per­li­che Behin­de­run­gen soweit die­ses für eine beson­de­re schu­li­sche Betreu­ung der Betrof­fe­nen erfor­der­lich ist. Außer­dem erhal­ten wir Infor­ma­tio­nen zur Über­wa­chung der Schul­pflicht und eine Zweit­schrift des letz­ten Zeug­nis­ses oder Halb­jah­res­zeug­nis­ses.

8. Welche Rechte habe ich als Betroffener gegenüber der Schule?

Für per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten, deren Ver­ar­bei­tung auf Ihrer Ein­wil­li­gung beruht, kann die­se Ein­wil­li­gung für die Zukunft jeder­zeit wider­ru­fen wer­den. Dabei kann der Wider­ruf auch nur auf einen Teil der Daten bezo­gen sein. Durch den Wider­ruf der Ein­wil­li­gung wird die Recht­mä­ßig­keit der auf­grund der Ein­wil­li­gung bis zum Wider­ruf erfolg­ten Ver­ar­bei­tung nicht berührt. Im Fal­le des Wider­rufs wer­den ent­spre­chen­de Daten zukünf­tig nicht mehr durch uns genutzt und unver­züg­lich aus unse­rem Daten­be­stand gelöscht. Soweit die Ein­wil­li­gung nicht wider­ru­fen wird, gel­ten die oben genann­ten Lösch­fris­ten.

Gegen­über der Schu­le besteht ein Recht auf Aus­kunft über Ihre per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten. Fer­ner haben Sie grund­sätz­lich ein Recht auf Berichtigung​, Löschung​ oder Einschränkung​, ein Widerspruchsrecht​ gegen die Ver­ar­bei­tung und ein Recht auf Datenübertragbarkeit​. Zudem steht Ihnen ein Beschwer­de­recht bei der Daten­schutz­auf­sichts­be­hör­de zu.

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen

Post­fach 20 04 44, 40102 Düs­sel­dorf, Tel.: 0211÷38424−0, Fax: 0211÷38424−10,

E‑Mail: poststelle[ät]ldi[punkt]nrw[punkt]de

9. Wo finde ich weitere Informationen?